Panująca epidemia powoduje, iż rynek pracy nie zawsze funkcjonuje w pełni sprawnie. Dochodzi bowiem do zdarzeń, gdy mamy do czynienia z kłopotliwą realizacją zaleceń chociażby sanepidu i ich właściwym zakwalifikowaniem. Kłopotem dla obu stron stosunku pracy jest sytuacja, gdy sanepid nakazuje pracownikowi odosobnienie, a jednocześnie nie wydaje decyzji w tym zakresie.
O jakiej sytuacji jest mowa w powyższym kontekście?
Otóż zdarza się, i to niestety nierzadko, iż podczas spotkania u kontrahenta pracownik ma styczność z osobą, u której kilka dni później zdiagnozowano zakażenie wirusem SARS-CoV-2 wywołującym chorobę COVID-19.
Zgodnie z rządowymi zaleceniami taki pracownik powinien skontaktować się w pierwszej kolejności z sanepidem (zresztą podobnie jak każda inna osoba, podejrzewająca, że jest chora lub wie, że miała kontakt z osobą zakażoną lub potencjalnie zakażoną koronawirusem). I taki pracownik podczas rozmowy dowiaduje się, że powinien poddać się dobrowolnej izolacji na okres 14 dni.
I takie właśnie zalecenia ze strony sanepidu nie należą ostatnio do rzadkości, tym niemniej stanowią poważny problem dla pracodawców. Sanepid bowiem nie wydaje decyzji o kwarantannie, a obowiązek odosobnienia nie wynika z przepisów prawa.
Pracodawcy postawieni w takiej sytuacji nie wiedzą, jak postępować. Z jednej strony mają obawy przed wpuszczeniem takiego pracownika na teren zakładu pracy z obawy przed potencjalnym zakażeniem innych osób, z drugiej jednak nie wiedzą, czy taką nieobecność w pracy potraktować jako usprawiedliwioną czy też nieusprawiedliwioną (a tym samym, czy należy się wówczas takiemu pracownikowi wynagrodzenie). Ponadto nie bez znaczenia jest również to, iż taka sytuacja rodzi całkiem spore pole do nadużyć ze strony pracowników.
Generalnie zatem zalecana przez sanepid dobrowolna samoizolacja nie stanowi żadnej formalnej decyzji tego organu, ani też nie jest uregulowana w przepisach. Tym niemniej pracownik, który usłyszy taką rekomendację organów sanitarnych powinien poinformować o tym swego pracodawcę.
Co zatem powinien uczynić pracodawca, gdy otrzyma od pracownika informacje o konieczności poddania się przez niego samoizolacji?
Generalnie pierwszym wyborem pracodawcy powinna być wówczas decyzja o nakazaniu wykonywania pracy zdalnej. Umożliwia mu to ustawa z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych i wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374 ze zm., zwana dalej specustawą), która daje możliwość polecania wykonywania pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania.
Co istotne, pracodawca na podstawie powyższej ustawy może wydać polecenie wykonywania pracy w formie zdalnej, tym samym pracownik co do zasady powinien się temu nakazowi podporządkować. Ważnym jest też, iż wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, gdy pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy oraz gdy pozwala na to rodzaj pracy. Praca zdalna w szczególności może być realizowana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych, jak i usług materialnych.
Rolą pracodawcy jest zapewnienie narzędzi i materiałów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz do jej obsługi logistycznej. Z kolei, gdy pracownik korzystać będzie z materiałów i sprzętu niezapewnionego przez pracodawcę, to powinny one zapewniać poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, jak i informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Ponadto, na polecenie przełożonego, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonywanych czynności, która uwzględniać będzie zwłaszcza opis tych czynności oraz datę i czas ich wykonania. Forma i częstotliwość jej prowadzenia winna wynikać z polecenia pracodawcy.
A co w sytuacji, gdy powierzenie wykonywania pracy w formie zdalnej jest niemożliwe?
Generalnie jest tak, iż sytuacja pracownika nie zawsze pozwala na to, by polecić mu wykonywanie obowiązków w formie pracy zdalnej. O takiej ewentualności będziemy mówić chociażby w przypadku pracowników produkcji, sprzedawcach w sklepie czy też kierowcach.
W tym kontekście zatrudnionemu, który nie jest w stanie wykonywać pracy w formie zdalnej, zatrudniający może polecić wykorzystanie (przynajmniej w jakiejś części) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego z lat poprzednich. Takie bowiem uprawnienie przysługuje pracodawcy na mocy art. 16gc specustawy. Przepis ten stanowi, iż w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania jego zgody i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez niego w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni.
Pracownik zaś jest zobowiązany taki przydzielony urlop wykorzystać. Jeżeli zatem pracownik taki zaległy i do tej pory niewykorzystany urlop posiada, a pracodawca z tego przysługującego mu uprawnienia do tej pory wobec niego nie skorzystał, to na czas dobrowolnej samoizolacji może nakazać mu wybrać ów zaległy urlop.
A co, gdy zarówno nie można polecić wykonywania pracy w formie zdalnej, ale też pracownik nie dysponuje już zaległym urlopem?
Otóż w tej sytuacji należy rozważyć, czy dobrowolna samoizolacja powodująca nieobecność w pracy może zostać uznana za usprawiedliwioną, a jeśli tak, to czy za czas tej nieobecności należy się wynagrodzenie.
Analizując katalog okoliczności usprawiedliwiających nieobecność w pracy należy odnieść się do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1632). W tym akcie prawnym wymienione są różne okoliczności, jak chociażby:
- choroba
- decyzja władz sanitarnych o poddaniu danej osoby odosobnieniu
- choroba dziecka
- realizacja obowiązków wynikających z powszechnego obowiązku obrony
W powyższym kontekście katalog nie zawiera czegoś takiego, co można by zastosować i potraktować jako zalecenie dobrowolnej izolacji po potencjalnym kontakcie z osobą zakażoną COVID-19. Jednakże sam katalog zdarzeń będących usprawiedliwieniem nieobecności w pracy jest otwarty, co daje możliwość uznania przez pracodawcę, że dana okoliczność, pomimo, iż nie wymieniona w rozporządzeniu, również usprawiedliwia absencję. Tym samym pracodawca może uznać, iż nieobecność pracownika, któremu sanepid zalecił dobrowolne odosobnienie, jest usprawiedliwiona.
Jednakże już zupełnie odmienną kwestią jest to, czy za tą nieobecność należy się pracownikowi wynagrodzenie. W tym momencie należy odnieść się do kodeksu pracy, który stanowi, iż wynagrodzenie należy się za wykonaną pracę, a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, jeśli tak stanowią przepisy prawa pracy.
Zatem osobie nieobecnej w pracy przysługuje wynagrodzenie chociażby w takich sytuacjach jak choroba (przez pierwsze 33 lub 14 dni), czy też urlop wypoczynkowy. W jeszcze innych sytuacjach pracownikowi przysługuje zasiłek, chorobowy lub też opiekuńczy.
Stąd też generalnie nieobecność w pracy z powodu dobrowolnej, acz zalecanej izolacji, nie stanowi jednak podstawy do wypłaty wynagrodzenia. Tym samym pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia takiemu pracownikowi wynagrodzenia, choć oczywiście jeśli chce, wówczas może to uczynić.
Podsumowując, zalecenie dobrowolnej izolacji wydawane przez sanepid, spowodowane potencjalnym kontaktem z osobą zakażoną COVID-19 jest niemałym problemem dla pracodawcy. Wyjściem z sytuacji jest wówczas wydanie polecenia pracy w formie zdalnej, jednak nie zawsze będzie to możliwe. Kolejny pomysł pracodawców, to wysłanie pracownika na przymusowy urlop związany z niewykorzystanym jego wymiarem z lat poprzednich. Jeśli jednak i takie rozwiązanie jest niemożliwe, wówczas nieobecność pracownika można usprawiedliwić, ale bez prawa do wynagrodzenia. Generalnie zatem takie zalecenie sanepidu powoduje wiele niepotrzebnych problemów organizacyjnych.