Wykonanie szczepienia na COVID-19 zaczyna być już kartą przetargową podczas procesów rekrutacji pracowników. Jednakże podanie takiej informacji pociąga już za sobą określone konsekwencje. Mianowicie to są dane podlegające szczególnej ochronie, a poza tym powstaje wątpliwość, czy mogą one zaważyć na przyjęciu do pracy.
Jak zatem dziś wygląda sytuacja ze szczepieniami na COVID-19 w kontekście rekrutacji do pracy?
Generalnie wraz z upowszechnieniem się szczepień przeciwko COVID-19 zaczynają pojawiać się sytuacje, gdy kandydaci do pracy, aplikując na dane stanowisko, informują pracodawców o przyjęciu szczepionki przeciwko COVID-19. I w tym kontekście pojawiają się wątpliwości, co pracodawca powinien zrobić z takową informacją oraz czy może ona być wykorzystana w procesie wyboru kandydata do pracy.
W powyższym kontekście należy mieć na względzie, iż informacje dotyczące zdrowia podlegają szczególnej ochronie i możliwość ich wykorzystania jest znacznie bardziej ograniczona w porównaniu ze zwykłymi danymi. W tym temacie rozważyć należy zatem, czy informacja o odbytym szczepieniu do tej kategorii należy.
Dane dotyczące zdrowia oznaczają dane o zdrowiu psychicznym i fizycznym danej osoby (w tym również o korzystaniu z usług opieki zdrowotnej), ujawniające informacje o stanie zdrowia tej osoby – na podstawie art. 4 pkt. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej (2016/679 z 27 kwietnia 2016 roku).
Natomiast zakres danych wchodzących w skład tej kategorii jest dość szeroki i obejmuje chociażby informacje o korzystaniu z usług opieki zdrowotnej oraz zabiegach, z których dana osoba skorzystała. Zatem informacja o poddaniu się szczepieniu przeciwko COVID-19 będzie należała do katalogu danych dotyczących zdrowia.
Należy też wiedzieć, iż zakwalifikowanie danych o odbytym szczepieniu jako danych szczególnej kategorii nie oznacza zakazu ich przetwarzania. Wymaga to jednak spełnienia dodatkowych warunków, takich chociażby, jak:
- niezbędność przetwarzania do realizacji obowiązków w dziedzinie prawa pracy
- niezbędność ze względów związanych z interesem publicznym w dziedzinie zdrowia publicznego lub do oceny zdolności pracownika do pracy i zgoda kandydata do pracy
Poza tym kodeks pracy wskazuje, iż pracodawca żąda od kandydata podania danych poza podstawowym zakresem, jeśli jest to niezbędne do spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa. Kodeks ponadto precyzuje możliwość przetwarzania danych szczególnej kategorii na podstawie zgody, jeżeli jest ona wyraźnie wyrażona, a dane te zostały przekazane z inicjatywy kandydata do pracy.
Jak zatem odnieść przetwarzanie danych osobowych o szczególnej kategorii do informacji o odbytym szczepieniu kandydata do pracy?
Otóż należy rozróżnić w tym kontekście dwie sytuacje, mianowicie:
- kandydat sam z siebie przekazuje pracodawcy informacje o szczepieniu
- informacja o szczepieniu jest wynikiem odpowiedzi na pytanie pracodawcy
W pierwszej sytuacji nie ma wątpliwości, iż kandydat z własnej inicjatywy przekazuje dane pracodawcy, a sam fakt ich przekazania uznać należy za zgodę na ich przetwarzanie. I pomimo, iż wydaje się, że przesłanki do przetwarzania zostały spełnione, to ważnym jest jeszcze to, iż zgoda musi być wyraźna.
Zatem w przypadku danych o szczególnej kategorii (czyli informacji o szczepieniu) nie jest wystarczające dorozumienie wyrażenia zgody, lecz kandydat musi wyraźnie zadeklarować, iż wyraża zgodę na przetwarzanie takich danych. Tym samym formularz aplikacyjny powinien zawierać oświadczenie kandydata, iż w przypadku danych wykraczających poza niezbędny zakres wynikający z kodeksu pracy, które są zawarte w dokumentach aplikacyjnych, wyraża on zgodę na ich przetwarzanie do celów rekrutacji. Wówczas nie będzie już wątpliwości, iż wszystkie warunki pozwalające na przetwarzanie takich danych zostały spełnione.
Jeżeli natomiast takowej zgody w formularzu aplikacyjnym nie ma, wówczas pracodawca może zwrócić się do kandydata z pytaniem, czy potwierdza wyrażenie zgody na przetwarzanie takich danych w celach rekrutacyjnych. Zgoda taka musi jednak zostać wyrażona w formie pisemnej.
Co jeszcze jest istotne w kontekście przetwarzania takich danych szczególnej kategorii?
Otóż z kodeksu pracy nie wynika, iż dane dotyczące zdrowia mogą być przetwarzane jedynie na podstawie zgody, natomiast wskazane są tam jedynie warunki, które muszą być spełnione, by zgoda była ważna.
Zatem poza zgodą wymagana jest również niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego pracodawcy polegającego na zapewnieniu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz ochronie takich dóbr podstawowych, jak życie pracowników, jak i innych osób przebywających w miejscu pracy.
W tym kontekście istotnym jest też brzmienie motywu 4 dyrektywy o RODO, w myśl którego: „Przetwarzanie danych osobowych należy zorganizować w taki sposób, aby służyło ludzkości. Prawo do ochrony danych osobowych nie jest prawem bezwzględnym; należy je postrzegać w kontekście jego funkcji społecznej i wyważyć względem innych praw podstawowych w myśl zasady proporcjonalności.”.
W tym aspekcie nie ulega wątpliwości, iż życie i zdrowie pracowników to dobra nadrzędne nad prawem do prywatności i ochroną danych, szczególnie w warunkach panującej epidemii.
A czy pracodawca może żądać od pracownika podania informacji o szczepieniu przeciwko COVID-19?
Otóż generalnie żądanie informacji od kandydata do pracy o odbytym szczepieniu nie jest wykluczone. Jeżeli bowiem rodzaj pracy wiąże się z ryzykiem zakażenia lub rozprzestrzeniania się zakażenia, w szczególności w odniesieniu do pracowników zatrudnianych w warunkach narażenia na działanie szkodliwych czynników biologicznych, zasadnym jest zadanie pytania o poddanie się szczepieniu. Wówczas bowiem pracodawca ma obowiązek stosować wszelkie dostępne środki eliminujące narażenie lub ograniczające stopień narażenia na działania szkodliwych czynników biologicznych.
A zgodnie z rozporządzeniem ministra zdrowia z dnia 22 kwietnia 2005 roku w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki (Dz.U. z 2020 r. poz. 2234). Wirus SARS-CoV-2 został uznany za taki właśnie czynnik.
Tym samym, jeśli z oceny ryzyka na rekrutowane stanowisko pracy wynika, iż istnieje tam zagrożenie zakażenia, to pytanie o poddanie się szczepieniu jest jak najbardziej uzasadnione.
A czy informacja o poddaniu się szczepieniu może być argumentem podczas rekrutacji?
Otóż informacja o poddaniu się szczepieniu może być brana pod uwagę podczas procesu rekrutacji, gdy rodzaj pracy wiąże się z ryzykiem zakażenia siebie lub innych osób. Sam fakt zaszczepienia bowiem ogranicza ryzyko zachorowania samego pracownika i pozwala zakładać, iż będzie on świadczył pracę w sposób niezakłócony. Poza tym minimalizuje ryzyko rozprzestrzeniania się wirusa wśród załogi, będąc wyrazem dbania o życie i zdrowie pracowników.
Pracodawca zaś ma prawo do wyboru kandydata, który według jego oceny najlepiej spełnia wymagania do pracy, zatem wykorzystanie faktu szczepienia jako elementu owej oceny może zostać uznane jako w pełni uzasadnione.
Taka sytuacja dotyczyć może nie tylko takich grup zawodowych, jak nauczyciele czy pracownicy służby zdrowia, ale również i innych pracowników, mających kontakt z dużą liczbą współpracowników, jak i innych osób czy też klientów.
Podsumowując, poddanie się szczepieniu na COVID-19 jako karta przetargowa w procesie rekrutacji jest w pełni uzasadnione i legalne. I pomimo, iż informacja taka należy do grupy danych szczególnie wrażliwych, to pracodawca ma podstawy do ich przetwarzania, szczególnie wówczas, gdy pracownik sam z własnej woli mu je przekazuje. Ponadto podczas oceny przydatności kandydata do pracy, zatrudniający może również potraktować jako część składową oceny informacje o szczepieniu przeciwko COVID-19. Szczególnie wówczas, gdy dane stanowisko pracy wiąże się z ryzykiem zakażenia.